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在教育上如何充分利用WhatsApp - Part 2 教育機構管理及行政

教育機構管理及行政

就如其他行業,線上或離線的教育組織、中心或機構都要處理大量的行政和管理工序,才可讓教學和學習順利進行。

使用WhatsApp商業API可讓不同規模的教育機構將這些不可省略的工序逐漸電子化,利用最先進的科技從而獲得更多便利。

 1.  報名程序

不論是員工,或是報名的學生,都可能會對報名過程中所涉及的行政手續感到無比困擾。此外,非電子化的流程不但非常耗時,還十分容易出錯。

大型教育機構可使用WhatsApp來讓申請人了解有關申請狀態的最新消息、向申請人索取資料,甚至在有必要時安排面談。

為了有效地判斷申請人的技能水平,小型的教育機構則可透過WhatsApp詢問申請人各種問題,甚至轉發申請人所提供的WhatsApp語音給導師作評估。簡化流程之餘,還為申請人及導師省下了時間。

 2.  登記及註冊

申請獲得批准後,接下來的便是註冊流程。

註冊過程可能會帶來極大的壓力。大多數情況下,所有新生都必需在課程開始之前的短時間內完成相關手續及註冊。

使用WhatsApp機械人來收集學生所提交的主要資料及文件便可將流程簡化。WhatsApp機械人還可將所收集到的訊息立即儲存到各式各樣的中央系統中,包括內聯網和Google表格。

3.  學生支援服務及常見問題

課程進行的時候,您的學生和活動參與者都需要大量有關法律、行政、住宿、健康,或財務上的幫助。

WhatsApp API能夠讓學生隨時隨地透過WhatsApp獲得常見問題的答案及即時的支援,從而幫助您消除不必要的摩擦。

聊天機械人可回答有關課程、簽證、學費、付款,經濟援助、考試、證書、輔導、職業建議等基本問題和疑慮。

WhatsApp聊天機械人的優勢在於,如果問題過於復雜而機械人無法幫助學生,則可於系統中設定將其個案轉給專人跟進。其後,員工便可接管對話並就問題提供建議。若當前沒有空閒的員工,機械人則安排與學生另作會議或通話。

 4.  時間改動

時間編排是教育機構最苦惱的問題之一,要兼顧學生和老師的行程之餘,若課程是離線進行的話,還需要安排場地。

我們不僅可使用WhatsApp發放課程時間,還可以即時知會學生有關課程的突發改動、取消、或重新安排等。與電子郵件相比,普遍學生更常查看即時通訊軟件的訊息。因此,WhatsApp成為了傳遞突發信息最理想的渠道。

 5.  公告及通知

高度結構化的訊息 (HighlyStructured Messages) 使WhatsApp成為發放新聞及公告最理想的渠道。

您可以使用高度結構化的訊息來促進社交和學術活動,如單次性的工作坊、新課程、學生、老師,或機構的成功故事等。您也可以透過這類型的訊息將重要的事項告知員工或學生。

 6.  課外活動及學會事務

在談及教育營銷的部分中,我們簡要地提及了如何管理學生與教育機構之間的關係,也提及過學生對質素的看法何解重要,可見互動性是有多重要的一環。

您可以使用WhatsApp並透過以下兩種方法來鼓勵學生加入學會及參與課外活動:

·      (交互式)通知

·      群聊

這些通知可有效地獲得學生的注意,從而確保他們能夠即時接受到您的訊息。此外,您更可以預先設定發送訊息的時間,通過訊息引起學生的興趣,並使用機械人跟進個案,把最簡單的訊息互動化。

除此以外,WhatsApp 商業 API亦能讓您的機構為不同學生創建正式的聊天群組,以便安排學會會議和營造社團氛圍。您可在創建群組時選擇群組管理員,從而安排一位具責任心的人來執行社團規則。

 7.  登記及取消

正如上方所提及,您可以輕鬆地使用WhatsApp來發佈各種通知。當您發佈的資訊涉及登記或註冊等程序時,您還可以採取以下進一步的步驟。

有興趣的學生可透過簡單地回覆訊息來登記參加講座或網絡研討會等活動。您也可以設定在學生回覆過後,使用聊天機械人來收集更多登記所需的資料。

更好的是,WhatsApp還可以更輕鬆地確認出席率。您只需要發送一個簡單的訊息來詢問報名人會否出席。這簡易的確認程序可避免缺席的情況,也可讓您告知可能感興趣的人有關活動尚餘的名額。

 8.  回饋收集

眾所周知,收集回饋是確保顧客滿意度和辨別問題的最佳途徑。可是,為免拖累時間,很多人都不願意花時間完成問卷調查。因此,若您希望得到別人寶貴的意見,問卷設計就必需從簡。

有了建立聊天機械人的功能,您便可通過WhatsApp輕鬆地進行調查。機械人可以自然對話的方式收集答案,並將其儲存到數據庫或表格當中。不論是在等公車或喝咖啡時,您的學生都可善用任何空餘時間,在任何地方完成調查。

Wing Yuen

MDes in Design Strategies,超過15年數碼領域工作經驗,注專用戶體驗設計及研究 (UX Design & Research) 。亦是本地初創公司聯合創辨人,明白中小企經常忽略營銷策略,公司很難再有進一步發展,所以我們研發 RUM Chat,專注幫助中小企解決營銷的痛點。

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